El «outsourcing»: externalizar servicios para reducir costes
Al confiar en otros la gestión de funciones concretas, la empresa asume que, a corto y largo plazo, resulta más rentable delegar una serie de servicios en manos de profesionales externos, especialistas en la materia. Gracias al «outsourcing» las empresas además consiguen reducir costes, centralizar la gestión e incrementar la capacidad de la entidad para iniciar nuevos proyectos.
El ámbito de aplicación del «outsourcing» no se limita a las grandes empresas, sino que también se aplica en las pymes. Normalmente, cuando una empresa quiere concentrarse en la esencia de su negocio, saca al exterior aquellos procesos o servicios que estime sean secundarios. Como mínimo la empresa exigirá que el servicio desarrollado en el exterior tenga el mismo nivel de calidad que si se hubiese realizado en la misma empresa. Además, la empresa también tendrá en cuenta que se disminuyan los costes en un 20% y que se mejore la eficacia de los procesos productivos.
El incremento del «outsourcing», en definitiva, viene motivado por varias razones: se aprovecha mejor la estructura de costes, se incrementa la flexibilidad en la organización productiva, al liberalizar ciertas funciones, se utilizan determinados recursos para iniciar otras actividades, se reduce el número de empleados en los departamentos de I+D, el valor añadido de los productos o servicios se consigue en empresas más especializadas y se optimiza la fabricación de productos o prestación de servicios, favoreciendo al mismo tiempo la innovación.
Ante el amplio volumen de documentos al que se enfrentan muchas empresas, algunas están empezando a acudir a sistemas externos de gestión de esa información, en lo que es un outsourcing. En países como el reino Unido o Estados Unidos este tipo de servicios están muy extendidos y se espera que en España sean algo habitual en los próximos años. La empresa ha de centrarse en aquello que sabe hacer mejor, que le proporciona ingresos y en aquello por lo que es reconocida en el mercado, logrando ser más eficiente.
Los servicios que ofrecen este tipo de empresas son variados. Se pueden encontrar servicios distintos que atienden necesidades específicas. Así por ejemplo algunas empresas se encargan de preparar, digitalizar, grabar controlar y destruir los documentos facilitados por sus clientes. Otras ofrecen un servicio integral de documentación que engloba áreas de organización documental, gestión y custodia de archivos, contando entre sus clientes con bancos, cajas de ahorros, compañías de seguros e industriales, medios de comunicación y organismos públicos. También existen empresas dedicadas a la destrucción total de documentación de todo tipo, adaptando la misma a las necesidades de los clientes en base a diferentes niveles de triturado. Las empresas que más demandan este tipo de servicios son las consultoras – auditoras, bancos y cajas de ahorros, así como empresas del sector informático, aunque cada vez se van sumando otras nuevas.
Algunas de estas empresas cuentan con más de 1.500 millones de documentos en sus archivos, sin embargo si alguna empresa desea consultar un documento en concreto lo tendrá a su disposición a primera hora del día siguiente como servicio estándar y si es urgente en una o dos horas como máximo. Además, si el cliente lo desea se puede digitalizar la imagen y mandar el documento a través del correo electrónico en un breve espacio de tiempo.
Estas empresas de gestión de información también proporcionan asesoramiento acerca de cómo archivar la información, de cuál es la información que ha de permanecer en las dependencias del cliente, cuál en las de la compañía que proporciona el servicio, cuánto tiempo ha de guardarse, etc.
Las empresas dedicadas a la gestión de la información están poniendo su atención en el mercado latinoamericano, fundamentalmente trabajando para clientes españoles que cuentan con sedes en los países de aquella zona.
Es posible que en un futuro el sistema de gestión de las empresas consista en una empresa sin papeles para localizar con mayor rapidez los documentos necesarios.
Otra de las aplicaciones más exitosas del «outsourcing», desarrollada en los últimos tiempos, es aquella que ayuda a las pymes a introducir la gestión medioambiental. En ocasiones, la falta de recursos económicos, técnicos y humanos impide a muchas empresas, y sobre todo a las más pequeñas, afrontar los gastos derivados de la adaptación medioambiental de la empresa. Así pues, las ventajas que ofrece el «outsourcing» en este sentido son numerosas: reduce costes, aporta especialistas en medio ambiente y permite a las empresas asumir y hacer frente a la complejidad de los aspectos medioambientales, así como llevar un control de los continuos cambios y novedades legislativas que se producen en este ámbito.